کاهش هزینه چاپ پرینتر

چگونه هزینه های چاپ را کاهش دهیم؟

هزینه های چاپ یکی از اساسی ترین مسائل است که اغلب ذهن مدیران کسب و کارهای مختلف را به خود درگیر کرده است. در اصل تمام سازمان ها برای استفاده از تمام قابلیت های ماشین آلات صنعتی خود نیاز به صرف هزینه های مشخصی دارند. لذا در این مقاله روش هایی جهت کاهش این هزینه ها بیان می شود.

راهنمای کاهش هزینه های چاپ در سازمان ها

تکنیک های زیر هزینه های ناشی از چاپ اسناد توسط پرینتر را تا 30 درصد کاهش می دهد.

حذف چاپگرهای خانگی، راهکار کاهش هزینه ها

استفاده از چاپگرهای خانگی برای سازمان ها و شرکت های خصوصی هزینه های مربوط به تونر و جوهر را تا حد زیادی افزایش می دهد به همین دلیل توصیه ما این است که به جای استفاده از چاپگرهای رومیزی و خانگی از پرینترهایی استفاده شود که قابلیت اشتراک گذاری دارند.

استفاده از قابلیت اسکن به جای پرینت

برای امور غیر ضروری از پرینتر استفاده نکرده و به جای چاپ اسناد و تصاویر آن ها را اسکن کنید به این ترتیب امنیت اطلاعات شما بیشتر تامین شده از طرفی هزینه های چاپ هم کاهش می یابد.

تعیین بودجه مشخص برای چاپ

خیلی کاربران بدون فکر اقدام به چاپ اسناد زیادی کرده که بیشتر آن ها در پایان ساعت کاری به سطل زباله منتقل می شوند لذا قبل اقدام برای چاپ اسناد و تصاویر درباره ضرورت و اهمیت آن ها کاملا فکر کنید.

استفاده از صف چاپ مجازی

قابلیت فوق به کاربران این امکان را داده تا اسناد و اطلاعات مورد نیاز خود را در فضایی ذخیره کرده تا در صورت لزوم دوباره آن ها را چاپ کند همچنین از پرینت مجدد و غیر ضروری این اسناد هم جلوگیری می کند. بهتر است برای کاهش هزینه های چاپ تنها اسناد مورد نیاز خود را پرینت گرفته و بقیه را از صف چاپ حذف کنید.

غیر فعال کردن تنظیمات رنگ

پرینت رنگی اسناد اغلب اوقات کاری بیهوده در عین حال هزینه بر است بنابراین توصیه ما این است که تنظیمات چاپگر خود را روی پرینت سیاه و سفید قرار داده و تنها در مواقع لزوم پرینت رنگی را فعال کنید.

کاهش تماس های پیشتیبانی

استفاده از صف پرینت مجازی علاوه بر کاهش هزینه ها کاربر را از تماس های پشتیبانی غیر ضروری بی نیاز می کند. به این ترتیب با کمترین مزاحمت و هزینه اسناد مورد نظر چاپ می شوند.

حذف عادات بد در خصوص چاپ بی فایده اسناد

متاسفانه اغلب کارمندان در سازمان های کوچک و بزرگ بدون آگاهی از هزینه های بالای چاپ اقدام به پرینت هر ایمیل یا درخواست می کنند. برای جلوگیری از این مشکل ردیابی پرینترهای خود را آغاز کنید به این ترتیب کارمندان از هزینه های چاپ اسناد خود باخبر شده و اقداماتی جهت کاهش آن انجام می دهند.

حفظ امنیت اسناد در کنار کاهش هزینه های چاپ

یکی از مواردی که مدیران کسب و کارها باید در نظر بگیرند حفظ امنیت اطلعات در کنار کاهش هزینه های چاپ است. به این ترتیب راحتی کارمندان فراهم شده و بازده کاری هم بالاتر می رود.

استفاده از تجهیزات مناسب

یکی دیگر از راه های کاهش هزینه های چاپ استفاده از تجهیزات مناسب و بازدید دوره ای آن هاست به این ترتیب هم هزینه تعمیر و نگهداری پرینترها کاهش یافته هم برای چاپ اسناد و خرید مواد مصرفی کمتر هزینه می کنید.

نکته پایانی اینکه همیشه برای چاپ اسناد و مدارک خود مبلغی را پیش بینی کرده و آن را در طول ماه بررسی کنید. به این ترتیب گزارش دقیق مالی و هزینه های چاپ به راحتی قابل مدیریت می شود.